Contoh Surat Resmi dan Bagian Penting yang Wajib Ada di Dalamnya

Apakah Moms sedang mencari contoh surat resmi?

Memang, tidak sedikit orang yang masih belum sepenuhnya paham mengenai surat resmi.

Berbicara tentang itu, surat resmi menjadi salah satu media yang masih digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi.

Informasi ini bisa dilakukan antara murid dan guru, perseorangan dan lembaga, serta atasan dan bawahan.

Surat resmi merupakan hal formal, sehingga harus ditulis sesuai dengan konteks dan bagan yang jelas.

Surat ini memiliki format dan standar penulisan, sesuai dengan ketentuan tata bahasa dan urutan yang sudah ditetapkan.

Penulis harus teliti dan mengikuti kaidah ejaan yang disempurnakan (EYD).

Contoh surat resmi dibedakan berdasarkan peruntukan atau tujuan.

Yuk, cari tahu contoh surat resmi beserta bagian-bagian yang harus ada di dalamnya. Cek di bawah ini, ya, Moms!

Baca juga: Surat Keterangan Sakit dari Dokter, Lengkap dengan Tahapan Pembuatan dan Contoh!

Contoh Surat Resmi

Surat resmi adalah media penyampaian informasi yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal.

Informasi bisa sebagai dokumen pengingat yang akan disimpan dan dijadikan arsip apabila ada keperluan di kemudian hari.

Surat resmi juga kerap dijadikan sebagai bukti dalam membuat suatu perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga.

Surat resmi dalam bentuk surat dinas misalnya, bisa dijadikan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas.

Contohnya, surat perintah, pengambilan keputusan, dan pemberian izin.

Ada pun beberapa contoh surat resmi yang sering ditemukan, yakni:

1. Contoh Surat Resmi Sekolah

Surat resmi sekolah biasanya berisi pemberitahuan terkait kegiatan sekolah atau undangan kepada pihak tertentu.

Jenis surat ini biasanya diberikan kepala orang tua atau wali murid, terkait dengan hal-hal yang berkenaan dengan sekolah.

2. Contoh Surat Resmi Dinas Pemerintah

Surat resmi ini biasanya ditujukan kepada lembaga pemerintah atau sebaliknya.

Orang-orang yang terkait di dalamnya biasanya diharuskan untuk melakukan tugas sesuai dengan yang tertera di dalam surat.

3. Contoh Surat Resmi Undangan

Surat ini ditujukan secara formal untuk menghadiri suatu acara. Isinya adalah kapan dan di mana acara akan berlangsung.

Surat ini bisa diberikan oleh dan kepada siapa pun yang terkait dengan acara tersebut.

4. Contoh Surat Resmi Dinas

Surat ini dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas.

Surat dinas juga dapat diartikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal terkait kedinasan.

Surat resmi jenis ini biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta guna berbagai keperluan.

Baca juga: 5 Contoh Surat Cuti Menikah yang Sesuai dengan Tempat Kerja

Bagai-Bagian yang Wajib Ada di Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur penulisan baku yang sudah ditetapkan sesuai dengan standar.

Isinya pun harus efektif dan jelas, dibuat dengan cermat, serta sesuai keperluannya.

Nah, bagian-bagian yang harus ada di dalam surat resmi, yakni:

1. Kepala Surat

Kepala surat lebih dikenal dengan istilah kop surat. Ini menjadi identitas lembaga organisasi pembuat surat.

Ada pun struktur dari kop surat ini, yakni logo atau lambang, nama, alamat, dan nomor telepon atau email dari lembaga/instansi yang mengeluarkan surat.

Jika surat tersebut dibuat oleh perusahaan, maka mesti ditambahkan jenis usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha.

Fungsi dari kop surat adalah sebagai penanda nama dan alamat kantor instansi, informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, atau sarana pengenalan kepada khalayak.

2. Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi dan kapan surat tersebut ditulis.

Jika lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja.

Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas. Posisinya sejajar dengan nomor surat.

Nama tempat ditulis terlebih dulu sebelum tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan koma dan diakhiri dengan titik.

3. Nomor Surat

Ini berfungsi sebagai catatan untuk arsip surat resmi.

Setiap instansi biasanya memiliki sistem penomoran surat yang berbeda-beda.

Tujuannya adalah untuk mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4. Lampiran

Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dalam surat utama.

Biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama, seperti surat daftar kegiatan, laporan keuangan, dan lain sebagainya.

5. Hal atau Perihal

Isinya adalah maksud atau tujuan dibuatnya surat resmi tersebut.

Perihal di dalam surat resmi biasanya berada di paling atas, sebagai pembuka.

Baca juga: 3+ Contoh Surat Cuti Sakit untuk PNS, Swasta, Guru, hingga Murid Sekolah

6. Alamat Tujuan

Terkait dengan alamat, cukup digunakan frasa Yang Terhormat yang disingkat Yth. dan diakhiri tanda titik.

Kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan tidak perlu diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata sapaan yang terletak di bagian awal surat.

Biasa menggunakan ‘Dengan hormat” dan diikuti dengan tanda baca koma.

8. Isi Surat

Ada pun bagan dari isi surat resmi, yakni:

• Pembuka. Fungsinya adalah mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Biasanya berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan.
• Isi pokok. Fungsinya menjelaskan tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Bagian ini harus jelas dan mudah dipahami.
• Penutup. Fungsinya adalah penegasan kembali, kesimpulan, harapan, dan ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup pada contoh surat resmi bertujuan untuk menambah kesantunan sang pengirim.

Isinya adalah kalimat pamit untuk menyelesaikan komunikasi.

10. Nama, Jabatan, dan Tandatangan

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti pemimpin instansi, lembaga, atau organisasi.

Di bawahnya terdapat tanda tangan dan nama lengkapnya.

Pada beberapa surat resmi, tanda tangan biasanya disertai dengan stempel dari lembaga atau instansi terkait.

11. Tembusan

Ini adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain si penerima utama.

Baca Juga: 5 Tahapan Menulis Anak Usia Dini, Begini Cara Stimulasinya!

Itu dia contoh surat resmi dan bagian yang wajib ada di dalamnya.

Setelah mengetahuinya, diharapkan Moms tak lagi bingung untuk membuat surat resmi saat diminta oleh atasan di kantor.